거래명세서 관리

마지막 업데이트: 2022년 1월 8일 | 0개 댓글
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스피드장부::최고의 판매재고 프로그램

업체별로 월말 혹은 분기별로 세금계산서를 한장으로 일괄발행하는 경우,
스피드장부에서는 거래명세서 관리 두가지의 방법으로 처리가 가능합니다.

첫째. "매입,매출 전표등록"시 거래명세서까지 동시에 발행하여,
일괄발행시점에 "거래명세서 관리화면"에서 해당 거래처를 선택하여
전체 발행을 하는 방법입니다.

둘째. 상단메뉴 [업체관리]-[세금계산서 일괄발행] 메뉴를 이용하는 방법입니다.

이번 장은 첫번째 방법 "거래명세서 관리화면"에서 발행하는 방법을 설명합니다.
이 방법은 해당 전표에 대한 거래명세서가 반드시 등록된 상태여야
해당 거래처에 대한 발행내역들이 조회가됩니다.

예제를 가지고 일괄 처리하는 방법을 펴보겠습니다.

EX) 4월 1일부터 4월 30일까지 홍길동상사에 납품한 전표등록건을 ,
하나의 세금계산서 건으로 일괄처리하는 방법

※ 주의 : 해당기간중 "홍길동상사"의 전표가 등록된 상태이고, 거래명세서까지 등록된
상태에서 아래 명령을 수행 할 수 있습니다.


1. 상단 메인메뉴에서 "거래명세표"를 클릭합니다.
거래명세표 메인화면에서 "홍길동상사"를 검색하면 그림과 같이 거래된 리스트가 출력됩니다.
이때 반드시 해당업체를 검색하셔야 체크박스가 나타납니다.


2. 거래명세표 메인화면에서 "홍길동상사"를 검색하면 그림과 같이 거래된 리스트가 출력됩니다.
이때 반드시 해당업체를 거래명세서 관리 검색하셔야 체크박스가 나타납니다.


3. 일괄인쇄할 건들을 체크박스를 이용하여 모두 선택을 합니다.
이제 오른쪽 거래명세서 관리 마우스를 눌러 "계산서일괄발행"를 클릭합니다.
일괄세금계산서 변환 정보메시지가 뜨면 [예]를 선택합니다. 이때 선택건들중 이미
세금계산서로 발행된 건은 변환건들중에서 제외가 됩니다.


4. 이제 세금계산서 발행화면이 뜨고, 선택하신 자료가 동일한지 거래명세서 관리 확인하고, 저장을 하신후
인쇄버튼을 누르시면 해당건들의 하나의 자료로 출력되는 것을 확인하실수 있습니다.

거래명세서 관리

안녕하세요 오피스플러스입니다!

오늘은 거래명세서 에 대해서 알아볼텐데요!

총무팀이라면 매일같이 함께하고 있으실 것 같습니다 :)

거래명세서에 대해서 살펴볼까요?!

(specification on transaction, 去來明細書 )

상대방과 금전적 거래를 이행할 때 ,

이를 증명하기 위하여 공급자와 공급받은 자의 인적사항 ,

거래일자 , 거래내용 , 공급가액 , 세액 등을 작성하는 명세서 .

거래명세서 관리의 필요성

거래명세서를 전표와 같이 보관할 필요는 없습니다 .

사실 거래가 끝나고 나면 거래명세서는 별 필요가 없으나 반품 등의 문제가 있을 때나

거래관계로 인하여 쌍방 간에 쌍방 간에 분쟁발생 시 , 세무조사가 나올 때 필요한 경우가 있습니다 .

거래상대방이나 본사에 세무조사가 나왔을 때 실제 거래인지 아닌지를 증명하기 위해 거래내역을 요구하는 경우가 있습니다 .

세금계산서에는 목록이 다 안나오고 거의 다 “OOO 외 ” 이렇게 나오게 되기 때문에 믿지 않는 경우가 많으므로

세부 내역을 공개하라고 하는 경우 거래명세서를 제출하면 됩니다 .

반면 , 회사 내부적으로는 잘못된 전표발행이 있을 경우 거래명세서를 통하여

해당 거래내역을 확인할 수 있다는 장점이 있습니다 .

거래명세서는 전표의 보관방법과 같이 거래명세서끼리 일정기간 단위로 묶어서 보관하면 됩니다 .

거래명세서에 대해서 더 자세히 알아볼까요?

일반적으로 상품 매매에 있어서 증빙서류인 세금계산서를 교부 또는 수취해야 하나

세금계산서나 계산서 영수증에는 거래내역을 상세히 기록하는 것이 불가능 하므로

세부적인 거래내역이나 사실을 뒷받침 할 수 있도록 거래명세서를 작성 합니다 .

공급자와 공급받는 자의 인적사항 , 거래일자 , 거래내용 , 공급가액 , 세액 , 비고 등이 기재된 거래명세서는

거래명세서 관리

거래명세서 란 거래가 발생된 내역을 인수자와 인도한 자가 확인하고 재화의 수량, 단가, 거래 시기 등을 기록하는 서류 입니다. 보통, 다른 업체와 거래를 하게 거래명세서 관리 되면 법률상으로는 세금계산서 또는 계산서나 영수증이 오고가나, 일반적인 상거래에 있어서는 서로간의 거래증빙으로 거래명세서가 주로 활용됩니다.

세금계산서와 같이 법적증빙 이외의 거래명세서 등의 자료는 과세관청과 납세자 사이의 분쟁 시 ′실질과세의 원칙′에 의하여 납세자 측면에서는 일종의 안전장치의 역할 을 하게 됩니다.

세무서에서 매입거래에 대하여 무자료 가공거래를 적발하기 위해 매입세액 부당공제 혐의가 있다 판단될 경우 소명자료 제출을 요구하게 됩니다. 이 때, 매입행위 자체가 정당하다는 가장 객관적인 자료로 은행 송금증(또는 입금표)과 함께 거래명세서를 제출 하는 것입니다.

이처럼 거래명세서 또한 사적증빙으로 가치가 있으므로 회사 내부관리 차원에서 별도로 관리하는 것이 유리합니다.

【 질 문 】 판매할 상품을 구입할때 세금계산서를 수취하는데 꼭 거래명세서가 같이 붙어서 옵니다. 이처럼 거래명세서를 세금계산서와 함께 발행하는 이유가 무엇인지, 거래명세서를 수취하지 않을 경우 불이익을 받을 수도 있는지 알고 싶습니다.

◈ 거래 증빙서류의 교부 및 수취

회사에서 거래처와의 거래시 가장 많이 접하는 서류가 거래명세서, 세금계산서, 입금표, 영수증일 것입니다. 일반적으로 상품을 판매하거나 판매할 상품을 납품을 받을때 적격증빙인 세금계산서를 교부또는 수취해야 하나 세금계산서나 계산서, 영수증에는 거래내역을 상세히 기록하는 것이 불가능하므 로 세부적인 거래내역이나 사실을 뒷받침 할 수 있도록 거래가 발생한 시점에서 거래명세서 두장을(공급받는자용, 공급자용) 작성해서 거래물품의 수령여부를 확인하는 것입니다.

즉,『거래명세서』라 함은 공급한자와 공급받는자의 인적사항, 거래일자, 거래내용, 공급가액. 세액,비고 등이 거래명세서 관리 기재된 명세서를 말합니다. 이는 주로 고정거래처와의 거래시 이를 증명하기 위해 사용을 하는 것으로 ERP등 거래명세서 관리 관리 전산화가 이루어진 경우에는 별도로 거래사실을 관리할 수 있으나 아직 대다수의 중소기업에서는 "거래명세서"가 거래의 내역을 기록하는 장부로서 활용되고 있습니다.

기업체나 개인과의 거래에 있어서 관련증빙(영수증)수취는 크게 "법정증빙" 과 "사적증빙"으로 구분할수 있습니다. 『법정증빙』은 세법에서 정한 증빙으로 수취여부에 따라 가산세등 각종제재가 뒤따르게 됩니다.『 사적증빙』은 세법에서의 필수 사항은 아니지만, 거래상대방과의 거래사실을 객관적으로 입증을 할 수 있으며 상거래와 관련한 각종 법적인 문제 발생시, 거래사실을 확인하는 주요증빙으로 주로 거래사실을 확인하는 거래명세서와 같은『거래증빙』과 회사내부관리 목적상의 품의서나 기안서 등 내부증빙으로 사용하는『내부증빙』으로 구분할수 있습니다.

세무서에서 매입거래에대하여 자료상을 통한 무자료 가공거래를 적발하기 위하여, 매입세액부당공제혐의가 있다고 판단되면 소명자료 제출을 요구하게 됩니다. 소명자료 제출시, 세금계산서와는 별도로 매입행위 자체가 정당하다는 가장 객관적인 자료인 은행송금증 혹은 입금표와 함께『거래명세서』를 제출 하는 것을 보았을 때, 거래명세서 또한『사적증빙』으로 가치가 있으니 회사 내부관리 차원에서 거래명세서도『세금계산서』와 같이 별도로 관리하는 것이 유리할 것입니다. 즉,『세금계산서』처럼 법적증빙 이외의『거래명세서』등의 자료는 납세자와 과세관청 사이의 분쟁시『실질과세의 원칙』에 의해 납세자의 측면에서는 일종의 안전장치의 역할을 하는 것이라고 보면 되는 것입니다.

『거래명세서』는 거래처와의 거래사실을 확인하는 내역서이며, 법적인 구속력을 갖는 것은 아니므로(거래명세서 자체로서는 증빙이 될 수 없음) 반드시 교부할 의무는 없는 것이나『세금계산서』만으로는 거래내역이나 거래명세서 관리 품목을 정확히 알 수 없으므로『거래명세서』를 추가증빙으로 관리할 필요가 있는 것입니다. 또한 회사에서 자금을 집행하려면 결재를 거래명세서 관리 받아야 하므로 결재를 받을때 상사분께서 정확한 거래 내용을 파악하실 수 있도록『세금계산서』등의 법적증빙 뿐만아니라『거래명세서』처럼 사적증빙을 최대한 갖추어야 하는 것입니다.

거래명세서 관리

거래명세서는 거래처와 거래를 하고 그 상세 내역을 기록한 문서입니다. 거래명세서에는 거래품목을 공급한자와 이를 공급받은 자의 인적사항이 표시되며 상세거래내용과 수량, 단가, 가격, 세액이 표시됩니다.

거래명세서 및 세금계산서 누적관리 프로그램은 엑셀자동화 양식으로 체계적인 거래처관리, 거래내역 관리가 가능합니다.

​ 현재 거래중인 거래처들의 상호명, 사업자번호, 대표자명, 주소, 전화번호 등을 관리할 수 있습니다.

또한 서식내에서 원하시는 카테고리별로 리스트를 정렬하실 수 있습니다.

​ 품목관리에서는 거래하는 품목을 리스트화 하여 관리할 수 있습니다. 해당 품목의 이름과 규격, 단가를 기록해놓으면 거래내역에서 곧바로 규격이나 단가가 입력되며 이를 통해서 수식을 통한 자동계산이 가능합니다.


​ 공급자의 정보와 공급받는자의 정보를 입력할때에는 앞에 거래처관리에 먼저 입력해 놓고, 상호명을 선택하면 앞의 내용이 자동으로 입력됩니다.

거래내역 입력에서도 마찬가지로 품목관리에 저장해 놓았던 품목들을 바로 적용시켜서 거래일자와 수량만 따로 숫자를 채워넣으면 수식을 통해서 값이 계산되어 나옵니다.

​ 거래내역에 입력한 내용은 이렇게 거래명세서로 바로 확인하실 수 있으며 거래명세서만 따로 파일로 저장하거나 바로 출력을 하실 수 있습니다.

​ 세금계산서는 사업자가 재화나 용역을 공급할 때, 발생하는 부가가치세를 징수했다는 사실을 증명하기 위한 영수증입니다.

세금계산서도 거래명세서와 마찬가지로 거래내역을 참조하여 자동으로 값이 채워지며 공급자용과 공급받는 자용을 곧바로 출력이 가능합니다.

거래명세서, 쉽고 정확하게 작성하는 방법

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거래명세서란 거래가 발생된 내역을 인수자와 인도한 자가 확인하고 제품의 수량, 단가, 거래 시기 등을 기록하는 서류입니다. 보통, 다른 업체와 거래를 하게 되면 세금계산서 또는 계산서나 영수증이 오고가나 일반적인 상거래에 있어서는 서로간의 거래증빙으로 거래명세서가 주로 활용됩니다.

거래명세서는 공급자용과 공급받는자용으로 작성하여 공급자용은 본사가 거래물품의 수령여부를 확인한 후 보관하고 공급받는자용은 상대방에게 교부하여 주게 됩니다.

박스히어로에서 출고 처리한 내역을 바탕으로 쉽고 빠르게 거래명세서를 만들 수 있습니다.
거래명세서에 필요한 정보만 추가로 입력하기만 하면 직관적인 거래명세서가 생성됩니다.
이제 박스히어로로 출고부터 거래명세서 저장까지 한 번에 처리하세요!

박스히어로를 통해 거래명세서를 생성하는 방법에는 두 가지가 있습니다!

  • 출고 완료시 뜨는 확인 팝업 > 거래내역서 인쇄 버튼
  • 히스토리 > 출고서 선택 > 더보기 > 거래내역서 인쇄

자, 그럼 거래명세서에 대해 더 자세하게 알아볼까요?

전달해야 할 추가 내용이 있을 경우 비고란을 거래명세서 관리 거래명세서 관리 활용할 수 있습니다.

  1. 거래명세서에 넣고 싶은 속성을 최대 2개까지 선택할 수 있습니다.
  2. 단가로 입력할 속성을 선택합니다. 선택 후 단가를 수정할 수 있습니다. ‘부가세 포함 표시’를 체크할 경우 해당 문구가 거래명세서에 함께 나타납니다. 입력이 완료되었으면 인쇄 버튼을 누릅니다.

단가로 사용하는 속성이 없을 경우 데이터 관리>속성에 추가 후 사용할 수 있습니다.

이제 박스히어로 하나로 출고부터 거래명세서 저장까지 거래명세서 관리 한 번에 빠르게 처리하세요!

빠른 이해를 위해 '동영상으로 알아보는 거래명세서 생성하기'

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